Die Personalakte enthält eine Vielzahl von Dokumenten und Informationen, die im Laufe der Beschäftigung eines Mitarbeitenden gesammelt werden:

1. Persönliche Informationen: Kontaktdaten, Geburtsdatum, Familienstand und andere persönliche Informationen.
2. Arbeitsverträge: Kopien von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen und anderen vertraglichen Dokumenten.
3. Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen: Kopien von Lebensläufen, Bewerbungsunterlagen, Referenzen und Anschreiben.
4. Leistungsbeurteilungen: Dokumente über regelmäßige Leistungsbeurteilungen, Rückmeldungen und Zielsetzungen.
5. Weiterbildungs- und Schulungsunterlagen: Dokumentation von Weiterbildungen, Zertifikaten und Schulungsmaßnahmen.
6. Gehalts- und Lohnunterlagen: Gehaltsabrechnungen, Steuerinformationen, Lohnanpassungen und Boni.
7. Korrespondenz: Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten, wie z.B. E-Mails und schriftliche Mitteilungen.
8. Urlaubs- und Abwesenheitsaufzeichnungen: Dokumentation von Urlaubstagen, Krankheitstagen und anderen Abwesenheiten.

Die Personalakte dient verschiedenen Zwecken, einschließlich rechtlicher Compliance, Personalverwaltung und -entwicklung sowie als Referenz für Entscheidungen im Zusammenhang mit der Anstellung, Förderung oder Kündigung eines Mitarbeitenden.

Die Aufbewahrung und Verwaltung von Personalakten erfordert Datenschutz und Vertraulichkeit, da sie sensible Informationen enthalten können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Zugang zu den Personalakten auf autorisierte Personen beschränkt ist, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

In vielen Unternehmen werden Personalakten zunehmend in digitaler Form verwaltet, was die Effizienz bei der Dokumentenspeicherung, -suche und -verwaltung verbessern kann. Ein ordnungsgemäß gepflegtes und gut organisiertes Personalaktensystem trägt zur reibungslosen Verwaltung des Personalwesens bei und ermöglicht fundierte Entscheidungen im Zusammenhang mit Mitarbeiterangelegenheiten.