Inhalt
1. Effizienz durch digitale HR-Prozesse steigern
HR-Prozesse, auch als Human Resources-Prozesse bekannt, sind alle Aktivitäten und Maßnahmen, die das Personalwesen eines Unternehmens betreffen. Sie umfassen eine breite Palette von Aufgaben, die von der Personalbeschaffung über die Personalentwicklung bis hin zur Entgeltabrechnung und Mitarbeiterbetreuung reichen. Ziel dieser Prozesse ist es, die Effizienz und Effektivität des Personalmanagements zu steigern, um die bestmögliche Leistung der Mitarbeitenden zu gewährleisten und gleichzeitig die strategischen Ziele des Unternehmens zu unterstützen.
HR-Prozesse sind integraler Bestandteil eines jeden Unternehmens, unabhängig von Größe oder Branche. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung und Pflege einer produktiven und zufriedenstellenden Arbeitsumgebung. Zudem sind sie unerlässlich, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
HR-Prozesse können analog, digital oder automatisiert umgesetzt werden. In digitaler und automatisierter Form verschaffen sie Personalabteilungen und dem gesamten Unternehmen eine erhebliche Zeiteinsparung.
2. Welche HR-Prozesse gibt es?
Im Bereich Human Resources (HR) gibt es eine Vielzahl von Prozessen, die darauf abzielen, die Mitarbeiterverwaltung und -entwicklung innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Hier sind einige der wichtigsten HR-Prozesse:
- Personalbeschaffung und -auswahl: Rekrutierung, Vorstellungsgespräche, Auswahlverfahren.
- Onboarding: Einführung neuer Mitarbeitender, Schulungen, Integrationsmaßnahmen.
- Personalentwicklung: Fort- und Weiterbildungen, Karriereplanung, Talentmanagement.
- Leistungsmanagement: Mitarbeiterbewertungen, Zielvereinbarungen, Feedback-Prozesse.
- Entgeltmanagement: Gehaltsabrechnung, Bonuszahlungen, Sozialleistungen.
- Mitarbeiterbetreuung: Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden, Konfliktmanagement.
- Offboarding: Austrittsgespräche, Exit-Interviews, administrative Abwicklung bei Ausscheiden von Mitarbeitenden.
Durch die Identifikation dieser und weiterer spezifischer HR-Prozesse erhält das Unternehmen einen klaren Überblick über die Struktur und den Ablauf der Personalmanagement-Aktivitäten. Dies ist der erste Schritt hin zu einer systematischen Optimierung und Digitalisierung.
3. Wo setzen wir HR-Prozesse ein?
HR-Prozesse kommen in nahezu allen Bereichen eines Unternehmens zum Einsatz. Sie sind entscheidend für:
- Recruiting und Talent Acquisition: Effiziente Rekrutierungsprozesse sind essenziell, um die besten Talente zu finden und zu binden. Dies umfasst die Gestaltung von Stellenanzeigen, Bewerbungsmanagement und die Durchführung von Auswahlverfahren.
- Mitarbeiterentwicklung und -bindung: Kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeitenden fördern deren Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit. Zielgerichtete Entwicklungsprogramme und regelmäßige Mitarbeitergespräche sind hier von zentraler Bedeutung.
- Verwaltung und Gehaltsabrechnung: Administrative Aufgaben wie die Pflege der Personalakten, die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten müssen präzise und zuverlässig durchgeführt werden.
- Compliance und Risikomanagement: HR-Prozesse stellen sicher, dass arbeitsrechtliche und betriebliche Vorschriften eingehalten werden. Dazu gehören die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, Datenschutzbestimmungen und Gleichstellungsrichtlinien.
- Mitarbeiterbetreuung und -service: Ein effizientes HR-Management bietet den Mitarbeitenden Unterstützung in persönlichen und beruflichen Angelegenheiten, fördert eine positive Arbeitskultur und stärkt die Mitarbeiterbindung.
4. Die wichtigsten HR-Prozesse in Unternehmen
Bewerbermanagement. Der gesamte Prozess von der Stellenausschreibung über die Sichtung der Bewerbungen bis hin zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen und der Auswahl des besten Kandidaten.
Onboarding. Maßnahmen zur Integration neuer Mitarbeitender, einschließlich Einführung in die Unternehmenskultur, Einarbeitungspläne und Schulungen.
Leistungsbewertung. Regelmäßige Beurteilungen der Mitarbeitenden anhand festgelegter Kriterien, Feedback-Gespräche und die Festlegung von Entwicklungszielen.
Gehaltsabrechnung. Berechnung und Auszahlung der Gehälter, Bonuszahlungen und andere finanzielle Leistungen.
Mitarbeiterumfragen. Durchführung von Zufriedenheitsbefragungen, Analyse der Ergebnisse und Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen.
Weiterbildung. Planung und Organisation von Schulungen, Workshops und Fortbildungen zur Förderung der beruflichen Entwicklung der Mitarbeitenden.
5. Wie definiert man HR-Prozesse?
Einen HR-Prozess zu definieren bedeutet, die einzelnen Schritte und Aktivitäten zu identifizieren und zu beschreiben, die notwendig sind, um ein bestimmtes HR-Ziel zu erreichen. Einzelne Aufgabenschritte sollten möglichst detailliert in einer zeitlich sinnvollen Abfolge festgelegt werden. Hier sind die grundlegenden Schritte zur Definition eines HR-Prozesses:
Zielsetzung
- Bestimmen Sie das Hauptziel des Prozesses. Was soll durch diesen Prozess erreicht werden? Beispiele: Einstellung neuer Mitarbeiter, Leistungsbewertung, Gehaltsabrechnung.
Prozessschritte identifizieren:
- Listen Sie alle Schritte auf, die notwendig sind, um das Ziel zu erreichen. Diese Schritte sollten in logischer Reihenfolge aufgelistet werden. Beispiele für Schritte bei der Einstellung neuer Mitarbeiter: Stellenausschreibung, Bewerbungsprüfung, Vorstellungsgespräche, Vertragsunterzeichnung.
Beteiligte Personen und Rolle
- Identifizieren Sie, wer an jedem Schritt des Prozesses beteiligt ist und welche Rolle sie spielen. Beispiele: HR-Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Bewerber, IT-Abteilung.
Input und Output definieren
- Bestimmen Sie die notwendigen Eingaben (Input) und die erwarteten Ergebnisse (Output) für jeden Prozessschritt. Beispiele für Input: Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen. Beispiele für Output: Einstellungsempfehlung, unterschriebener Arbeitsvertrag.
Tools und Ressourcen
- Identifizieren Sie die Tools, Software oder andere Ressourcen, die für die Durchführung des Prozesses benötigt werden. Beispiele: HR-Software, E-Mail, Bewerbungssysteme.
Zeitplan und Fristen
- Legen Sie fest, wie lange jeder Schritt dauern sollte und welche Fristen eingehalten werden müssen. Beispiele: Bewerbungsgespräche innerhalb von zwei Wochen nach Bewerbungseingang, Vertragsunterzeichnung innerhalb von einer Woche nach Zusage.
Kontrollpunkte und Genehmigungen
- Bestimmen Sie, welche Kontrollpunkte es gibt und welche Genehmigungen erforderlich sind, um zum nächsten Schritt überzugehen. Beispiele: Genehmigung durch Abteilungsleiter, HR-Freigabe.
Dokumentation und Berichterstattung
- Legen Sie fest, welche Dokumentation während des Prozesses erstellt und aufbewahrt werden muss und wie über den Fortschritt berichtet wird. Beispiele: Protokolle von Vorstellungsgesprächen, Berichte über den Einstellungsstatus.
Messung und Evaluierung
- Definieren Sie, wie der Erfolg des Prozesses gemessen und bewertet wird. Beispiele: Zeit bis zur Einstellung, Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter, Kosten der Einstellung.
Verbesserungspotenziale
- Identifizieren Sie mögliche Verbesserungen oder Automatisierungsmöglichkeiten im Prozess. Beispiele: Automatisierte Bewerberverwaltung, Feedback-Schleifen zur kontinuierlichen Verbesserung.
Beispiel: Einstellungsprozess
Ziel: Einstellung eines qualifizierten neuen Mitarbeiters.
Prozessschritte:
- Stellenanforderung definieren
- Stellenausschreibung erstellen und veröffentlichen
- Bewerbungen sammeln und sichten
- Erstgespräche führen
- Zweitgespräche und Fachinterviews durchführen
- Referenzen prüfen
- Einstellungsempfehlung geben
- Vertragsangebot erstellen und versenden
- Vertrag unterzeichnen
- Onboarding vorbereiten
Beteiligte Personen und Rollen:
- HR-Mitarbeiter: Koordination des Prozesses, Sichtung der Bewerbungen
- Abteilungsleiter: Fachliche Interviews, Entscheidung über Einstellung
- Bewerber: Teilnahme an Interviews, Bereitstellung von Informationen
Input und Output:
- Input: Stellenausschreibung, Bewerbungsunterlagen, Interviewprotokolle
- Output: Einstellungsempfehlung, unterzeichneter Arbeitsvertrag
Tools und Ressourcen:
- HR-Software zur Bewerberverwaltung
- E-Mail-Systeme
- Bewerbungsplattformen
Zeitplan und Fristen:
- Stellenausschreibung: 1 Woche
- Bewerbungen sichten: 2 Wochen
- Interviews: 3 Wochen
- Vertragsunterzeichnung: 1 Woche nach Zusage
Kontrollpunkte und Genehmigungen:
- Genehmigung der Stellenausschreibung durch Abteilungsleiter
- Freigabe der Einstellungsempfehlung durch HR-Leitung
Dokumentation und Berichterstattung:
- Protokolle von Interviews
- Berichte über den Status des Einstellungsprozesses
Messung und Evaluierung:
- Zeit bis zur Einstellung
- Qualität der eingestellten Mitarbeiter (Leistungsbewertung nach der Probezeit)
Verbesserungspotenziale:
- Automatisierung der Bewerbungseingänge und -sichtung
- Feedback von Bewerbern zur Verbesserung des Prozesses
Durch die systematische Definition eines HR-Prozesses können Unternehmen sicherstellen, dass sie effizient, konsistent und transparent arbeiten, was letztendlich zur Verbesserung der gesamten HR-Arbeit beiträgt.
6. HR-Prozesse optimieren
Die Optimierung von HR-Prozessen zielt darauf ab, diese effizienter und effektiver zu gestalten. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden:
Prozessanalyse und -dokumentation: Eine gründliche Analyse der bestehenden HR-Prozesse und deren Dokumentation ist der erste Schritt. Dadurch können ineffiziente Abläufe identifiziert und Verbesserungspotenziale aufgedeckt werden.
Standardisierung: Durch die Standardisierung von Prozessen können Fehler minimiert und die Qualität der Ergebnisse verbessert werden. Einheitliche Vorgehensweisen und klare Richtlinien sind dabei essenziell.
Automatisierung: Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung repetitiver Aufgaben kann die Effizienz erheblich steigern und den HR-Mitarbeitenden mehr Zeit für strategische Aufgaben geben.
Mitarbeiterschulung: Regelmäßige Schulungen der HR-Mitarbeitenden stellen sicher, dass diese stets auf dem neuesten Stand der Technik und der Best Practices sind.
Kontinuierliche Verbesserung: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) stellt sicher, dass HR-Prozesse regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden.
6.1. HR-Prozesse digitalisieren
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist ein entscheidender Schritt zur Modernisierung und Effizienzsteigerung des Personalmanagements. Sie umfasst den Einsatz von Software und digitalen Tools zur Unterstützung und Automatisierung von HR-Aufgaben.
Digitale Personalakte: Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Personalakten ermöglicht eine zentralisierte und sichere Verwaltung aller Mitarbeiterdaten.
E-Recruiting: Digitale Plattformen und Tools für die Personalbeschaffung ermöglichen eine effizientere und gezieltere Rekrutierung von Talenten.
E-Learning: Digitale Lernplattformen und Online-Kurse fördern die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden.
Self-Service-Portale: Mitarbeitende können über digitale Portale eigenständig auf Informationen zugreifen und administrative Aufgaben erledigen, wie z.B. die Aktualisierung persönlicher Daten oder das Einreichen von Urlaubsanträgen.
Workflow-Management-Systeme: Digitale Systeme zur Verwaltung und Automatisierung von HR-Workflows verbessern die Transparenz und Effizienz der Prozesse.
Welche Vorteile bringen digitalisierte HR-Prozesse?
Effizienzsteigerung: Digitale Prozesse sind in der Regel schneller und weniger fehleranfällig als manuelle Abläufe. Dies spart Zeit und Ressourcen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Digitale Systeme bieten eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz der HR-Aktivitäten. Alle relevanten Daten sind zentralisiert und jederzeit zugänglich.
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen können Unternehmen Kosten sparen, indem sie den administrativen Aufwand reduzieren.
Verbesserte Datenanalyse: Digitale HR-Systeme ermöglichen eine umfassende Analyse von Mitarbeiterdaten. Dies unterstützt die Entscheidungsfindung und strategische Planung im Personalmanagement.
Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Bereitstellung von Self-Service-Tools und die Reduzierung administrativer Hürden wird die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert.
6.2. HR-Prozesse automatisieren
Die Automatisierung von HR-Prozessen ist ein weiterer Schritt zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung im Personalwesen. Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler. Beispiele für automatisierte HR-Prozesse sind:
Gehaltsabrechnung: Die automatische Berechnung und Auszahlung von Gehältern basierend auf vordefinierten Regeln und Daten.
Bewerbermanagement: Automatisierte Systeme für das Screening und die Auswahl von Bewerbungen.
Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Automatische Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeitenden.
Onboarding: Automatisierte Onboarding-Prozesse, die neue Mitarbeitende durch alle notwendigen Schritte und Schulungen führen.
6.3. HR-Prozesse outsourcen
Das Outsourcing von HR-Prozessen kann in vielen Situationen eine sinnvolle Option sein, um Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern. Outsourcing bedeutet, bestimmte HR-Aufgaben an externe Dienstleister zu übergeben. Dies kann besonders bei administrativen und repetitiven Aufgaben vorteilhaft sein.
Wann kann das Outsourcing sinnvoll sein?
- Kostenersparnis: Outsourcing kann kosteneffizienter sein als die interne Abwicklung bestimmter HR-Prozesse, da externe Dienstleister oft Skaleneffekte nutzen können.
- Fokus auf Kernkompetenzen: Durch das Outsourcing von Standardaufgaben können sich HR-Abteilungen stärker auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
- Zugang zu Expertise: Externe Dienstleister verfügen häufig über spezialisiertes Know-how und aktuelle Technologien, die intern möglicherweise nicht vorhanden sind.
- Flexibilität: Outsourcing bietet Flexibilität bei der Anpassung an wechselnde Geschäftsanforderungen, z.B. bei saisonalen Schwankungen im Personalbedarf.
7. Beispiele für HR-Prozesse
7.1. Beispiel für optimierte HR-Prozesse: Onboarding eines neuen Mitarbeitenden
Ein Beispiel für einen automatisierten HR-Prozess ist die Onboarding-Prozedur für neue Mitarbeitende. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte, die durch Automatisierung effizienter gestaltet werden können:
Stellenangebot und Vertragsunterzeichnung:
- Der neue Mitarbeiter erhält automatisch ein Stellenangebot per E-Mail.
- Der Vertrag kann elektronisch unterschrieben und zurückgesendet werden.
Dokumenteneinreichung:
- Der Mitarbeiter lädt alle notwendigen Dokumente (z. B. Ausweis, Steuerinformationen, Sozialversicherungsdaten) auf eine sichere Plattform hoch.
- Diese Dokumente werden automatisch geprüft und archiviert.
Einführung und Schulungen:
- Automatische Zuweisung von E-Learning-Modulen und Schulungen, die der neue Mitarbeiter absolvieren muss.
- Erinnerungen und Fristen für Schulungen werden per E-Mail oder über das HR-System verschickt.
IT-Setup und Arbeitsplatzvorbereitung:
- Automatische Erstellung von IT-Zugängen und Bereitstellung der notwendigen Hardware.
- Benachrichtigungen an die IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz rechtzeitig vorbereitet ist.
Begrüßungs- und Orientierungssitzungen:
- Planung und Einladung zu Willkommens- und Orientierungssitzungen über ein automatisiertes Kalendersystem.
- Erinnerung an diese Sitzungen per E-Mail oder über das interne Kommunikationssystem.
Feedback und Anpassung:
- Automatisierte Umfragen zur Zufriedenheit und Anpassung während der ersten Wochen.
- Auswertung des Feedbacks und Anpassung des Onboarding-Prozesses bei Bedarf.
Durch die Automatisierung dieser Schritte wird der Onboarding-Prozess effizienter und konsistenter gestaltet, was zu einer besseren Integration neuer Mitarbeiter und einer Entlastung des HR-Teams führt. VEDA HR Software kann viele dieser Automatisierungen unterstützen und ermöglichen.
7.2. Beispiel Outsourcing: Outsourcing der Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung ist ein gutes Beispiel für einen Prozess, der häufig ausgelagert wird. Externe Dienstleister übernehmen die Berechnung und Auszahlung der Gehälter, einschließlich der Berücksichtigung von Überstunden, Boni und gesetzlichen Abzügen. Dies reduziert den administrativen Aufwand und minimiert Fehler. Ein spezialisierter Dienstleister kann zudem sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden und bietet oft zusätzliche Dienstleistungen wie die Erstellung von Berichten und Analysen.
7.3. Beispiel Digitalisierung: Einführung der digitalen Personalakte
Die Einführung der digitalen Personalakte ist ein gutes Beispiel für einen automatisierten HR-Prozess, der viele administrative Aufgaben vereinfacht und die Effizienz steigert. Hier ist ein Überblick, wie dieser Prozess aussehen kann:
Migration der vorhandenen Dokumente:
- Dokumentenscan: Alle physischen Personalakten werden gescannt und in digitale Formate umgewandelt.
- Automatische Kategorisierung: Die gescannten Dokumente werden mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) automatisch erkannt und in entsprechende Kategorien (z. B. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen) sortiert.
- Datenimport: Bestehende digitale Dokumente werden aus verschiedenen Systemen zusammengeführt und in die neue digitale Personalakte integriert.
Zugriffs- und Berechtigungsmanagement:
- Automatische Rechtevergabe: Basierend auf Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen werden Zugriffsrechte automatisch vergeben. HR-Mitarbeiter haben z. B. Zugriff auf alle Akten, während Abteilungsleiter nur Zugriff auf die Akten ihrer direkten Mitarbeiter haben.
- Sicherheitsüberwachung: Automatisierte Protokollierung und Überwachung von Zugriffen auf die Personalakten zur Gewährleistung der Datensicherheit und Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
Dokumentenverwaltung und -aktualisierung:
- Automatische Erinnerung: Das System sendet automatisch Erinnerungen an Mitarbeiter und HR-Mitarbeiter, wenn bestimmte Dokumente (z. B. Zertifikate, Arbeitsgenehmigungen) aktualisiert oder erneuert werden müssen.
- Versionierung: Automatische Versionierung von Dokumenten stellt sicher, dass immer die aktuelle Version eines Dokuments verfügbar ist und ältere Versionen nachvollziehbar archiviert werden.
Integration mit anderen HR-Systemen:
- Synchronisation: Die digitale Personalakte wird mit anderen HR-Systemen wie Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Leistungsmanagement synchronisiert. Änderungen in einem System werden automatisch in allen anderen Systemen aktualisiert.
- Automatische Datenübertragung: Daten, die in die digitale Personalakte eingegeben werden, werden automatisch an relevante Systeme und Abteilungen weitergeleitet (z. B. neue Bankdaten an die Gehaltsabrechnungsabteilung).
Self-Service für Mitarbeiter:
- Zugriff auf persönliche Akten: Mitarbeiter können über ein sicheres Portal auf ihre eigene digitale Personalakte zugreifen, Dokumente einsehen und persönliche Daten aktualisieren.
- Antragstellung: Mitarbeiter können automatisch Anträge stellen (z. B. auf Urlaub, Weiterbildung), die direkt in der digitalen Personalakte erfasst und zur Genehmigung an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
Reporting und Analyse:
- Automatische Berichtserstellung: Das System generiert regelmäßig Berichte über verschiedene HR-Kennzahlen (z. B. Mitarbeiterfluktuation, Fortbildungsbedarfe) und stellt diese den relevanten Führungskräften zur Verfügung.
- Datenanalyse: Mithilfe von Datenanalysen können Trends und Muster erkannt und HR-Strategien entsprechend angepasst werden.
Durch die Automatisierung dieser Prozesse spart die HR-Abteilung Zeit und Ressourcen, minimiert Fehler und verbessert die Datensicherheit. VEDA HR-Softwarelösungen bieten umfassende Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung der digitalen Personalakte.
Exkurs: Welche Software leistet eine verlässliche Automatisierung der HR-Prozesse?
VEDA ist ein Hersteller von HR-Solutions & Services. Diese Software eignet sich besonders gut für die Automatisierung von HR-Prozessen.
Die modulare Cloud-Lösung kann für den gesamten Life Cycle eines Mitarbeitenden eingesetzt werden: als ganzheitliche Lösung oder in einzelnen Modulen – je nach individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens. Dies erlaubt eine flexible Anpassung an die spezifischen Anforderungen und Wachstumsphasen unserer Kunden. Unsere Module können problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen und HR-Systeme integriert werden.
8. Unser Fazit zu HR-Prozessen
HR-Prozesse spielen eine zentrale Rolle im Personalmanagement eines Unternehmens. Von der Personalbeschaffung über die Mitarbeiterentwicklung bis hin zur Gehaltsabrechnung sind sie entscheidend für die Effizienz und Effektivität des Personalwesens. Die Identifikation und Optimierung dieser Prozesse, die Digitalisierung und Automatisierung sowie das Outsourcing bestimmter Aufgaben können die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens erheblich steigern. Unternehmen, die ihre HR-Prozesse kontinuierlich verbessern und anpassen, sind besser gerüstet, um den Anforderungen eines dynamischen Arbeitsumfelds gerecht zu werden und ihre strategischen Ziele zu erreichen.
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