Wie eine starke HR-Performance den Unternehmenserfolg beeinflussen kann
Eine gute Organisationsentwicklung, gesunde Unternehmenskultur und zufriedene Mitarbeitende können Berge versetzen. Hier wird HR zum Gamechanger, denn eine langfristige Performancesteigerung ist nur durch aktives Teamplay mit der Personalabteilung möglich. HR-Abteilungen stehen vor großen Herausforderungen: Die sich verändernden Ansprüche insbesondere der jüngeren Bevölkerungsschichten und der demografische Wandel gehen an keinem Unternehmen spurlos vorbei. Vielmehr erleben wir mit dem bevorstehenden Ruhestand der Babyboomer-Generation die größte Rentenwelle der deutschen Geschichte: Performance steigern, HR-Herausforderungen meistern Entscheidend für den zukünftigen Erfolg und die Rentabilität eines Unternehmens ist damit eine Performancesteigerung, die auf einer optimalen Organisationsentwicklung, motivierenden Unternehmenskultur und hohen Mitarbeiterzufriedenheit gründet. Dabei ist für die Bindung der Beschäftigten vor allem ein positives Arbeitsumfeld maßgeblich, gefolgt von einer fairen Vergütung, flexiblen Arbeitszeiten und hohen Jobstabilität. Und während die den aktuellen Arbeitsmarkt dominierende Generation Y schon seit geraumer Zeit nach flexiblen Arbeitsmodellen und Hybrid Work verlangt, haben erst die Krisen der letzten Zeit diese Form des Arbeitens wirklich populär gemacht. Wie junge Generationen das Game verändern Aber Angebote für Remote-Arbeit allein sind nicht genug. Denn gerade die technologiebegeisterten Generationen Y und Z verlangen mehr als nur zeitgemäße und die Kollaboration unterstützende IT-Tools. Es ist daher entscheidend, dass HR-Abteilungen herausfinden, welche Erwartungen junge Menschen an ihre Arbeitgebenden haben und wie sie sich realisieren lassen. Nur so können Unternehmen neue Talente anziehen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern und damit auch deren Loyalität festigen. Dabei sind Investitionen in Schulungen und Weiterbildungen weit mehr als nur Kostenpunkte – sie sind strategische Hebel, um die Arbeitsweise effektiver und produktiver zu gestalten. Denn ein gut geschultes Team, das auf dem neuesten Stand ist, kann nicht nur mehr leisten, sondern ist auch motivierter. Und wie wir alle wissen, führt mehr Motivation zu einer gesteigerten Produktivität. Gesunde Unternehmenskultur für mehr Zufriedenheit Genauso wichtig ist die Entwicklung einer gesunden Unternehmenskultur, die das Rückgrat eines Unternehmens bildet und deren Hauptziel es ist, zufriedene Mitarbeitende im Unternehmen zu haben. Dabei werden viele Aspekte positiv beeinflusst. Motivation und Engagement: Mitarbeitende, die sich in ihrer Arbeitsumgebung wertgeschätzt und verstanden fühlen, sind eher bereit, sich für das Unternehmen einzusetzen und über das normale Maß hinaus zu arbeiten. Talentanwerbung und -bindung: In Zeiten, in denen qualifizierte Arbeitskräfte immer schwieriger zu finden sind, kann eine starke Unternehmenskultur ein entscheidender Faktor sein, um Talente anzuziehen und langfristig an das Unternehmen zu binden. Effiziente Entscheidungsfindung: Eine klare Unternehmenskultur gibt Richtlinien und Grenzen vor, innerhalb derer Entscheidungen getroffen werden können. Das kann den Entscheidungsprozess beschleunigen und zu konsistenteren Ergebnissen führen. Teamarbeit und Zusammenarbeit: Eine gelebte Kultur fördert das Gemeinschaftsgefühl und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams. Das führt zu einer besseren Kommunikation, effizienteren Prozessen und innovativen Lösungen. Vertrauen und Integrität: Eine Unternehmenskultur, die Ehrlichkeit, Transparenz und ethisches Handeln betont, kann das Vertrauen sowohl zwischen den eigenen Mitarbeitenden als auch mit externen Stakeholder:innen stärken. Langfristige Perspektive: Während finanzielle Anreize und Geschäftsstrategien kurzfristige Ergebnisse liefern können, bildet eine solide Unternehmenskultur die Grundlage für langfristigen Erfolg und Stabilität. Warum HR digitale Impulse setzen muss Der Prozess der Verbesserung der Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und Mitarbeiterentwicklung ist also entscheidend, um die Performance des eigenen Unternehmens nachhaltig zu steigern. Und dabei handelt es sich um einen langfristig angelegten Vorgang, den die HR-Abteilung an der Seite der Geschäftsführung prägen kann. Wichtig ist es, den Wandel der Arbeitskultur aktiv zu begleiten, weshalb HR als „Gamechanger“ eine zunehmend strategische Bedeutung zukommt. Dabei gilt: Je digitaler die eigenen HR-Prozesse im Hintergrund aufgestellt sind, desto besser kann HR die neuen Aufgaben bewältigen, die sich daraus ergeben. Employee Self Service fördert Selbstständigkeit Denn digitale HR-Systeme reduzieren nicht nur die Fehlerquote, etwa bei der Erfassung von Überstunden oder Urlaubstagen, sie beschleunigen auch die administrative Abwicklung und erhöhen die Transparenz. Letzteres insbesondere dann, wenn das System über Employee Self Service-Funktionen verfügt und wenn relevante Daten über die Cloud in Echtzeit jederzeit für alle Berechtigten verfügbar sind. Dann können die Mitarbeitenden bestimmte HR-Aufgaben wie das Urlaubsmanagement oder die Zeiterfassung selbst übernehmen. Damit wird HR vor allem dem Wunsch der jüngeren Generationen nach selbstständigem Arbeiten und mehr Eigenverantwortung gerecht: Statt einer Top-down-Planung partizipieren die Beschäftigten an den administrativen Personalprozessen, was wiederum ihre Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen erhöht und damit die Mitarbeiterbindung stärkt. HR-Prozesse digitalisieren, mehr Spielräume schaffen Die Basis dafür sind technologiebasierte Lösungen, die manuelle Prozesse durch automatisierte Abläufe ersetzen. Je mehr Ressourcen HR für strategische Aufgaben anstelle für administrative Aufgaben hat, desto effektiver lässt sich die HR-Performance und damit auch die Gesamtperformance des Unternehmens steigern. Sprich: Es werden neue Spielräume geschaffen, die sich für die Verbesserung der Organisationstruktur, Unternehmenskultur und Mitarbeiterentwicklung nutzen lassen. Dazu sollte HR hinterfragen, ob sich bestimmte Prozesse via BPO (Business Process Outsourcing) an einen externen Partner auslagern lassen. Und ob es Sinn macht, auch die IT-Infrastruktur als Basis für digitalisierte HR-Prozesse auszulagern. Die Antworten liegen nah: Gerade hinsichtlich der Herausforderungen Homeoffice und Hybrid Work stellt eine extern betriebene Cloud das ideale Modell dar. Hinzu kommen die Flexibilitäts-, Effizienz- und Kostenvorteile, die eine dynamisch skalierbare Lösung aus der Wolke nun mal bietet. Gamechanging HR Wo stehst Du, wenn es um die HR-Digitalisierung geht? Du stehst noch am Anfang oder hast bereits erste Schritte unternommen, um die HR-Welt neu und digital zu denken? Wie schätzt Du deine eigene IT-Kompetenz ein? Und ist Deine Infrastruktur bereits auf digitale HR-Prozesse vorbereitet?Mache jetzt unseren kostenlosen Online Kurs, schätze Deinen eigenen Status Quo besser ein und finde es selbst heraus. Jetzt zum Gamechanger werden
HR-Digitalisierung: Why is HR not on today?
Im Rahmen unserer „Game Changing HR“ Reihe verraten wir, wie sich die HR-Digitalisierung angehen lässt.
Was sich in Sachen HR-Digitalisierung ändern muss
Wenn digitale Ansprüche steigen, muss HR die Gestalterrolle einnehmen. Nur so kann der Change zur Chance werden. Und nur so können sich Personalabteilungen selbst für die Zukunft rüsten. Was braucht es dafür? Und wann ist es besser, die Digitalisierung an einen Partner auszulagern?
Wie der Change zur Chance wird
Während die Generationen X und Y mit beiden Beinen fest im Berufsleben stehen, drängen die „Digital Natives“ der Generation Z auf den Arbeitsmarkt. So verändert der Generationenwechsel nicht nur die Belegschaften, sondern auch Personalabteilungen selbst. Worauf muss sich HR einstellen?
Quo vadis digitale Zeiterfassung?
Warum die Zeiterfassung auf dem Weg in die Netzökonomie ist Brauchen wir in Zeiten von New Work und auf dem Weg in die Netzökonomie noch das „Korsett“ einer Zeiterfassung? Oder ist die Vertrauensarbeitszeit das Mittel der Wahl, um mehr individuelle Freiheit zu schaffen? Wenn Leistung nicht mehr in Anwesenheit gemessen wird, sondern in Ergebnissen, dann ist es doch egal, ob ich drei oder acht Stunden dafür benötige? Diese Frage stellt sich automatisch, sobald wir die Möglichkeiten und Abläufe einer kommunikationsorientierten, offenen und ergebnisorientierten Arbeitswelt durchdenken. Wie New Work die Zeiterfassung neu definiert Wenn wir unter dem Begriff Zeiterfassung ein System verstehen, das die reine Anwesenheit im Unternehmen abprüft, dann ist die Antwort auf die oben gestellten Fragen einfach: Nein, eine starre Zeiterfassung brauchen wir nicht! Denn eine Zeiterfassung als Zweck der reinen Anwesenheitskontrolle, um daraus abzuleiten, ob gearbeitet wurde, wird den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt nicht gerecht. Solch ein Instrument entspricht einer Command-and-Control-Organisation, in der Befehlsempfänger im schlechtesten Fall nur ihre Zeit absitzen. New Work fordert hingegen mehr Eigenverantwortung und diesen hohen Anspruch muss ein Arbeitnehmer auch im Hinblick auf den Umgang mit seiner Arbeitszeit erfüllen. Dazu braucht er eine HR-Software, die das Selbstverständnis von Transparenz und direkter Kommunikation, welches aus der Nutzung des Internets und sozialer Netzwerke entsteht, in das Unternehmen weiterträgt. Was eine moderne Zeiterfassung bieten sollte Damit aus der Fremdbestimmtheit ein sinnhafter Umgang mit wertvoller Zeit wird, sollte eine moderne Zeitwirtschaft die folgenden vier Eigenschaften mitbringen: Eine ortsunabhängige Kommunikation und Abstimmung in Bezug auf Arbeitszeiten oder Abwesenheiten. Ein Arbeitszeitmanagement, das sich von einer starren, hierarchiebezogenen Zeiterfassung löst und die Chancen der vernetzten Kommunikation nutzt. Eine transformative Kraft, indem sie den Mitarbeitenden die „Hoheit“ über ihre Arbeitszeiten ermöglicht. Möglichkeiten, um top-down organisierte Arbeitszeiten und Dienstpläne wie auch intransparente Genehmigungshierarchien für Abwesenheiten obsolet zu machen. Also die Anwesenheitskontrolle einfach abschaffen? Wir leben in einer Gesellschaft, in der der Schutz des Arbeitnehmers, seine Gesundheit und Leistungsfähigkeit ein hohes Gut sind. Der Gesetzgeber setzt Grenzen mit Höchstarbeitszeiten und gibt Ruhezeiten vor. Auch die Einhaltung des Mindestlohns muss durch Aufzeichnungen sichergestellt sein. Dabei liegt es in der Verantwortung der Führungskräfte, das Wohl der Mitarbeitenden und damit die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu berücksichtigen. Und um Warnhinweise zu erkennen und mit den Betroffenen ins Gespräch zu kommen, sind Aufzeichnungen unerlässlich. Sie dürfen aber nicht lästige Pflicht der Mitarbeitenden sein, sondern müssen einen erkennbaren Mehrwert bieten. So reicht es nicht, eine neue HR-Software einzuführen, die alle oben gestellten Forderungen erfüllt – wesentlich bleibt, dass Technologie und Kultur im Unternehmen zueinander passen. Eine kollaborative Zeiterfassung benötigt eine kollaborative Kultur, erst dann erhalten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein Werkzeug an die Hand, mit dem Eigenverantwortung und Mitgestaltung gelebt werden können. Warum Arbeit 4.0 nach einer Netzökonomie verlangt Während Industrie 4.0 Systeme und Prozesse über Wertschöpfungs-, Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg vernetzt sind, verlangt Arbeit 4.0 nach einer Netzökonomie, die hierarchische Strukturen zugunsten von Kompetenz-, Wissens- und Entscheidungs-Autarkie aufgibt. Vier Treiber sind dabei maßgeblich: technologischer, sozialer, ökonomischer und kultureller Wandel. Zusammen genommen bilden sie die Grundlagen der neuen Arbeitswelt und jeder dieser vier Treiber hat Einfluss auf die Prinzipien moderner Zeiterfassung. Werfen wir einen Blick auf den technologischen Wandel, bei dem vieles möglich ist, aber auch sinnvoll sein muss. Social Media, Work@Home und Mobile Work! Neue Technologien verändern also unser Arbeitsleben und schaffen die Basis, auf der wir heute wie selbstverständlich vernetzt zusammenarbeiten. Hier ist insbesondere die transformative Kraft des Internets zu nennen, denn Vernetzung und ständige Kommunikation sind der Schlüssel zur Netzökonomie. So erhält Social Media vor allem durch die Generation Y und Z Einzug am Arbeitsplatz. Und da das Arbeiten in der Wissensgesellschaft weder zeit- noch ortsgebunden ist, bedeutet „Mobile Work“ nicht nur „work@home“, sondern Arbeiten wo und wann ich es will. Außerdem sorgen die Globalisierung und der Fachkräftemangel, sowie eine stärker auf Wissen und weniger auf Positionen gerichtete Zusammenarbeit für über das Internet vernetzte Teams, die über Orts- und Zeitgrenzen zusammenarbeiten. Was bedeutet all das für eine moderne Zeiterfassung? Werden die oben geschilderten Prinzipien der neuen Arbeitswelt nicht richtig umgesetzt, erleben wir sie als Belastung. Plötzlich kann ich Kollegen – völlig unerwartet – nicht im Büro antreffen, wo doch gerade heute der wichtige Kunde zu Besuch ist. Homeoffice bedeutet also nicht: Einfach mal zuhause bleiben! Hier sind die Akteure und somit jeder einzelne Mitarbeitende gefragt, eigenverantwortlich zu handeln und mitzudenken. Software kann dabei unterstützen: Über kollaborative Techniken in der Kommunikation und einfache Workflows wird „work@home“ im Team abgestimmt. Wer von zuhause arbeitet, checkt im Vorfeld die Verfügbarkeit der Kollegen im Abwesenheitskalender und sucht für Präsenzaufgaben einen Vertreter aus. Die Kommunikation verläuft für das gesamte Team transparent. Und wenn das Medium Zeiterfassung die gesamte Kommunikation über An- und Abwesenheiten steuert, muss diese im Gegenzug von überall zu bedienen sein – also „mobile“ per App, Telefon oder über Zeiterfassungsterminals. Präsentismus versus digitale Zeiterfassung Starre Systeme, die auf „command-and-control“ basieren und Dienstnach-Vorschrift sowie Präsentismus fördern, haben keinen Platz mehr in unserer Zeit. Die Digitalisierung der Zeiterfassung hin zu einer kollaborativen Plattform und ihre Verankerung in New Work und Netzökonomie bietet in allen Feldern – technologisch, sozial, ökonomisch und kulturell – hohes Potenzial für Unternehmen, ihre Führungskräfte und für Mitarbeiter. So muss sich eine moderne, digitale Zeiterfassung muss sich dem kulturellen Wandel der Arbeitswelt anpassen. Sie muss kommunikativ werden, über alle Hierarchieebenen hinweg funktionieren und durch schnelle, zielgerichtete Kommunikation für reibungslose Abläufe im Unternehmen sorgen. Whitepaper 6 wichtige Aspekte, die Sie bei der modernen Arbeitszeiterfassung beachten sollten Fallstricke Tipps Potenziale
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