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Herzlich willkommen zu unserem heutigen Lernvideo zum Thema „Digitale Transformation in der HR Abteilung“. Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren auch die Personalabteilungen verändert und revolutioniert. In diesem Video werden wir uns damit beschäftigen, welche Auswirkungen die digitale Transformation auf den Lifecycle eines Arbeitnehmers hat und welche Rolle HR-Software dabei spielt.

Der Lifecycle eines Mitarbeiters umfasst verschiedene Phasen: Er beginnt mit der Rekrutierung und Einstellung, setzt sich fort mit dem Onboarding, der Arbeitsleistung, der Entwicklung, dem Karrierefortschritt und endet schließlich mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters.

Wie hat die digitale Transformation diese Phasen verändert?

In der Rekrutierungsphase kann die Digitalisierung die Suche nach geeigneten Kandidaten vereinfachen. Statt aufwendiger Zeitungsanzeigen und Printmedien können Unternehmen nun auf Online-Stellenportale und Social-Media-Kanäle setzen. Außerdem können Bewerbungen durch gut verknüpfte Recruitingprozesse online eingereicht und automatisch verarbeitet werden.

Auch im Onboarding-Prozess bringt die Digitalisierung zahlreiche Möglichkeiten mit sich. Schulungen und Orientierungen können über E-Learning-Plattformen oder mit Hilfe digitaler Handbücher durchgeführt werden. Mitarbeiter können jederzeit auf diese Materialien zugreifen und sich auch selbstständig weiterbilden.

Auf die Arbeitsleistung und somit das tägliche Geschäft haben digitale Technologien ebenfalls große Auswirkungen. Cloud-Computing ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit an Dokumenten und Projekten, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. So wird ortsunabhängiges Arbeiten erst möglich. Leistungsbewertungen können ebenfalls digital durchgeführt werden, was den Prozess transparenter und nachvollziehbarer macht.

Der Arbeitsalltag von Mitarbeitenden lässt sich zudem erheblich vereinfachen, wenn man ihnen die Möglichkeit des Employee Self Service (ESS) gibt. Darunter versteht man Funktionen, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre persönlichen Informationen selbständig zu verwalten und abzurufen. Mit dem richtigen Tool werden Mitarbeitende in die Lage versetzt, Änderungen an Ihren Stammdaten selbstständig durchzuführen oder Urlaube und Abwesenheiten online zu beantragen. Auch die Arbeitszeiten können selbstständig getrackt und nachgehalten werden. Das entlastet nicht nur Ihre HR-Abteilung von administrativen Aufgaben, sondern führt auch zu mehr Transparenz und Eigenverantwortung im Unternehmen. Standardprozesse können zudem deutlich schneller und mit weniger Kommunikations-Ping-Pong erledigt werden. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist eine erheblich bessere Datenqualität, wenn alle Informationen über ein HR-Tool gepflegt und gesammelt werden, statt an verschiedenen Stellen auf Papier zu existieren.

Die digitale Transformation hat auch die Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter verbessert. Schulungen und Mentoring-Programme können online durchgeführt werden, was zeit- und ortsunabhängiges Lernen ermöglicht. Durch digitale Kompetenzmodelle können Mitarbeiter außerdem ihre Fähigkeiten gezielt weiterentwickeln und sich auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten.

Abschließend kommen wir zur Trennungsphase. Auch hier hat die digitale Transformation Auswirkungen. Mitarbeiter können sich online über freie Stellen informieren und Bewerbungen einreichen. Exit-Interviews können digital durchgeführt und ausgewertet werden, um Feedback von Mitarbeitern zu erhalten und das Unternehmen mit den daraus gewonnenen Erkenntnissen zu verbessern.

All diese Prozesse können jedoch nur effizient durchgeführt werden, wenn die HR-Abteilung durch entsprechende Software an den richtigen Stellen unterstützt wird. Eine moderne HR-Software sollte mobil, cloudbasiert und benutzerfreundlich sein. Sie sollte in der Lage sein, Daten effizient zu verwalten und zu analysieren, um wertvolle Erkenntnisse über die Mitarbeiterleistung zu gewinnen. Auch die Integration mit anderen Systemen, wie z.B. der Gehaltsabrechnungssoftware, ist wichtig.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass es in der HR-Abteilung große Potenziale gibt, mit der Hilfe digitalisierter Prozesse Zeit zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Eine strategisch sinnvoll integrierte HR Software unterstützt dabei und bringt entlang des Lifecycles der Mitarbeitenden erhebliche Vorteile mit sich. Die Auswahl der Software ist dabei jedoch entscheidend. Denn nicht jede Lösung passt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens und bringt Sie im Streben nach dem nächsten Digitalisierungsschritt weiter. Untenstehend haben wir die wichtigsten Fragen und Schritte hin zu einer optimal passenden HR-Software aufgelistet.

Checkliste „Die richtige HR-Software finden“ :

1. Bestandsaufnahme: Eine umfassende Bestandsaufnahme der abzubildenden HR-Prozesse ist der erste Schritt. Hierbei sollte untersucht werden, welche Prozesse bereits digital abgebildet werden und welche noch manuelle Arbeit erfordern.

2. Ziele definieren: Anschließend müssen klare Ziele definiert werden, welche mit der Implementierung der digitalen HR-Strategie erreicht werden sollen. Diese Ziele sollten messbar und realistisch sein.

3. Vergleich und Auswahl geeigneter HR-Software: Mehrere geeignete HR-Software-Lösungen sollten miteinander verglichen werden, bevor die Wahl auf eine Software fällt.  Fragen Sie sich: Mit welcher Software können wir die gewünschten Ziele und Anforderungen der HR-Abteilung bestmöglich erfüllen? Wichtige Kriterien hierbei sind z.B. die Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und die Integration mit anderen Systemen.

4. Budgetplanung: Die Kosten für die Implementierung der HR-Software müssen im Vorfeld geplant und in das Budget Ihres Unternehmens aufgenommen werden.

5. Schulungen: Alle Mitarbeiter, die die neue HR-Software nutzen werden, müssen geschult werden. Hierbei sollten Schulungen sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte angeboten werden.

6. Datenschutz und IT-Sicherheit: Der Datenschutz und die IT-Sicherheit müssen bei der Implementierung der HR-Software berücksichtigt werden. Die Sicherheitsmaßnahmen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

7. Prozessoptimierung: Die Implementierung der HR-Software bietet auch die Chance, die HR-Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. In diesem Schritt können beispielsweise angrenzende manuelle Prozesse identifiziert und digitalisiert werden.

8. Datenmigration: Die Daten aus dem alten HR-System müssen in die neue HR-Software überführt werden. Hierbei sollte besonders auf die Qualität der Daten geachtet werden.

9. Rollout: Die HR-Software sollte schrittweise in allen Abteilungen des Unternehmens eingeführt werden. Ein vollständiger Rollout kann hierbei mehrere Wochen oder Monate in Anspruch nehmen.

10. Evaluation: Nach Abschluss des Rollouts sollte eine umfassende Evaluation durchgeführt werden, um zu prüfen, ob die Ziele erreicht wurden und welche Verbesserungen noch notwendig sind. Auf Basis dieser Evaluation können weitere Schritte geplant werden.

Glossar

1. Digitale Transformation: Der Prozess, bei dem digitale Technologien in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden, um die Effizienz und Produktivität zu steigern und neue Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen.

2. HR-Software: Eine Software, die speziell für die Verwaltung von Personalprozessen entwickelt wurde. Diese umfassen u.a. Recruiting, Onboarding, Performance Management, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement.

3. Cloud Computing: Eine Technologie, bei der Daten und Anwendungen über das Internet bereitgestellt werden. Cloud Computing ermöglicht den einfachen Zugriff auf Anwendungen und Daten von überall und zu jeder Zeit.

4. Big Data: Ein Begriff, der sich auf große Datenmengen bezieht, die in der Regel mit Hilfe von Computer- und Analysetools verarbeitet werden. Big Data wird in der HR-Abteilung verwendet, um bessere Einblicke in Mitarbeiterdaten zu gewinnen und Entscheidungen zu treffen.

5. Künstliche Intelligenz (KI): Ein Bereich der Informatik, der sich mit der Entwicklung von Maschinen befasst, die menschenähnliche Fähigkeiten wie Lernen, Wahrnehmung und Entscheidungsfindung haben. KI wird in der HR-Abteilung verwendet, um u.a. Bewerberauswahlprozesse zu automatisieren.

6. Employee Self-Service (ESS): Eine Funktion, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre persönlichen Informationen wie z.B. Arbeitszeitpläne oder Gehaltsabrechnungen selbständig zu verwalten und abzurufen.

7. Mobile Recruiting: Eine Form des Recruitings, bei der mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets genutzt werden, um Bewerber zu erreichen und zu kommunizieren.

8. Agile Arbeitsweise: Eine Arbeitsmethode, bei der Teams schnell und flexibel auf Änderungen reagieren können. Die agile Arbeitsweise wird in der HR-Abteilung eingesetzt, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren und an sich verändernde Anforderungen anzupassen.

9. Change Management: Ein Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, Veränderungen erfolgreich zu managen und die Auswirkungen auf Mitarbeiter und Prozesse zu minimieren. Change Management wird in der HR-Abteilung eingesetzt, um die Einführung von digitalen HR-Prozessen erfolgreich zu gestalten.

Learning:

Das wichtigste Learning zum Thema „Digitale Transformation in der HR Abteilung“ ist, dass die Integration digitaler Technologien in Personalprozesse die Effizienz und Produktivität der Abteilung aber auch des ganzen Unternehmens steigert und einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen kann. Bedenken Sie jedoch: Die digitale Transformation kann nur erfolgreich sein, wenn sie strategisch und im Rahmen eines umfassenden Change Management Prozesses umgesetzt wird.

Dieses Learning ist wichtig, da es aufzeigt, dass die digitale Transformation nicht nur technologische Veränderungen mit sich bringt, sondern auch tiefgreifende Veränderungen in den Arbeitsabläufen, der Unternehmenskultur und dem Umgang mit Mitarbeitenden erfordert. Eine rein technologieorientierte Umsetzung kann schnell zu Fehlern und Missverständnissen führen und den Erfolg der Transformation gefährden. Stattdessen ist es wichtig, die Veränderungen im Rahmen eines umfassenden Change Management Prozesses strategisch zu planen und zu steuern, um die Mitarbeitenden mitzunehmen und sicherzustellen, dass Sie die Vorteile der digitalen Transformation voll ausschöpfen können.