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Praktikanten beschäftigen: Was muss der Personaler beachten?
Alle wollen Praxiserfahrung! Das geht besonders gut über ein Praktikum. Sowohl für junge Menschen, die erste berufliche Erfahrungen sammeln möchten, als auch für Unternehmen, die Nachwuchstalente entdecken und fördern, spielen Praktika eine zentrale Rolle. Doch neben den vielfältigen Chancen, die ein Praktikum bietet, gibt es auch einige rechtliche Aspekte, die sowohl von Praktikanten als auch von Unternehmen beachtet werden müssen.
Was ist ein Praktikant?
Ein Praktikant ist eine Person, die für einen begrenzten Zeitraum in einem Unternehmen oder einer Organisation arbeitet, um praktische Erfahrungen und Kenntnisse in einem bestimmten Berufsfeld zu sammeln. Praktikanten können Schüler, Studenten oder Berufsanfänger sein, die durch das Praktikum theoretisches Wissen aus ihrer Ausbildung oder ihrem Studium in die Praxis umsetzen und berufliche Einblicke gewinnen möchten.
Vergütung von Praktikanten
In Deutschland gibt es keine allgemeingültige Regelung für die Bezahlung von Praktikanten. Ob eine Vergütungspflicht besteht, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Pflichtpraktika und Orientierungspraktika
Der entscheidende Faktor bei der Frage nach einer Vergütung ist, ob es sich um ein Pflichtpraktikum handelt, das in der Studienordnung vorgeschrieben ist. Laut Berufsbildungsgesetz (BBiG) müssen Unternehmen in zwei Fällen keinen Lohn zahlen:
- Pflichtpraktikum: Ein Praktikum, das im Rahmen der Studien-, Schul- oder Ausbildungsordnung vorgeschrieben ist.
- Orientierungspraktikum: Ein Praktikum zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder zur Aufnahme eines Studiums.
Bei Orientierungspraktika spielt die Dauer des Praktikums eine entscheidende Rolle. Die magische Grenze liegt hier bei drei Monaten. Ein Orientierungspraktikum, das weniger als drei Monate dauert, muss nicht vergütet werden.
Vergütungsanspruch bei freiwilligen Praktika
Praktikanten haben einen rechtlichen Anspruch auf Vergütung, wenn sie:
- ein freiwilliges studien- oder ausbildungsbegleitendes Praktikum oder ein Orientierungspraktikum absolvieren, das länger als drei Monate dauert.
- ein freiwilliges Praktikum ohne Bezug zur beruflichen Ausbildung absolvieren (z.B. ein Informatikstudent, der ein Praktikum im Krankenhaus macht).
- ihr Studium oder ihre Ausbildung bei Praktikumsantritt bereits abgeschlossen haben, auch wenn das Praktikum weniger als drei Monate dauert.
Kein Vergütungsanspruch
Keinen rechtlichen Anspruch auf Vergütung haben Praktikanten, wenn sie:
- ein Pflichtpraktikum absolvieren, das in der Studien-, Schul- oder Ausbildungsordnung vorgeschrieben ist, unabhängig von der Dauer.
- ein freiwilliges Praktikum mit einer Dauer von höchstens drei Monaten zur Orientierung für ein Studium oder eine Ausbildung absolvieren.
- ein freiwilliges studien- oder ausbildungsbegleitendes Praktikum mit einer Dauer von höchstens drei Monaten absolvieren.
Ausnahme für minderjährige Praktikanten
Eine wichtige Ausnahme betrifft Praktikanten, die noch nicht volljährig sind und keine Berufsausbildung abgeschlossen haben. Diese Praktikanten haben keinen Anspruch auf eine Vergütung. Sollten sie jedoch während des Praktikums 18 Jahre alt werden, haben sie ab diesem Zeitpunkt ebenfalls das Recht auf Entlohnung.
Lohnsteuerpflicht für Praktikanten
Die Lohnsteuerpflicht für Praktikanten variiert je nach Art des Praktikums und der Vergütung:
- Pflichtpraktikum
- Ohne Arbeitslohn: Bei Pflichtpraktika, die im Rahmen einer schulischen oder hochschulischen Ausbildung vorgeschrieben sind und unentgeltlich durchgeführt werden, fällt in der Regel keine Lohnsteuer an.
- Mit Arbeitslohn: Erhält der Praktikant jedoch einen Arbeitslohn, unterliegt dieser der Lohnsteuer. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnsteuer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben einzubehalten und abzuführen.
- Freiwilliges Praktikum
- Einkommen unterliegt der Lohnsteuer: Bei einem freiwilligen Praktikum, das nicht im Rahmen einer Ausbildung verpflichtend ist, unterliegt das Einkommen grundsätzlich der Lohnsteuer. Hier gelten die allgemeinen steuerlichen Freibeträge und Abzüge.
Sozialversicherungspflicht für Praktikanten
Auch die Sozialversicherungspflicht hängt von der Art und Dauer des Praktikums ab:
- Pflichtpraktikum
- Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung: Pflichtpraktikanten, die im Rahmen einer schulischen oder hochschulischen Ausbildung ein Praktikum absolvieren, sind in der Regel von der Sozialversicherungspflicht befreit, wenn das Praktikum unentgeltlich ist oder nur eine geringe Aufwandsentschädigung gezahlt wird.
- Unfallversicherung: Unabhängig von der Vergütung sind Pflichtpraktikanten über die gesetzliche Unfallversicherung des Unternehmens oder der Bildungseinrichtung versichert.
- Freiwilliges Praktikum
- Dauer bis zu drei Monaten: Freiwillige Praktika, die nicht länger als drei Monate dauern und einmalig während des Studiums oder der Schulzeit absolviert werden, sind sozialversicherungsfrei.
- Dauer über drei Monate: Bei einer Dauer von mehr als drei Monaten besteht Sozialversicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn das Praktikum vergütet wird.
Allgemeine Regelungen
Zusätzlich gibt es noch einige allgemeine Regelungen, die für Praktikanten gelten können:
- Geringfügige Beschäftigung (520-Euro-Job): Wenn ein Praktikant maximal 520 Euro im Monat verdient, gilt er als geringfügig beschäftigt und es fallen lediglich Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung an.
- Werkstudentenregelung: Studierende, die neben dem Studium ein Praktikum absolvieren und weniger als 20 Stunden pro Woche arbeiten, können unter die Werkstudentenregelung fallen. Dabei sind sie von der Arbeitslosenversicherung befreit, müssen aber Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung zahlen.
Zusammengefasst
Praktika bieten jungen Menschen wertvolle Möglichkeiten zur beruflichen Orientierung und Erfahrungssammlung. Unternehmen haben die Möglichkeit, junge Talente zu entdecken und an sich zu binden. Für Personaler ist es entscheidend, die rechtlichen Bestimmungen zu beachten: Pflichtpraktika und Orientierungspraktika unterliegen meist keiner Vergütungspflicht, während freiwillige Praktika je nach Dauer vergütet werden müssen. Auch Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflichten variieren je nach Art und Dauer des Praktikums. Mit diesem Wissen können Unternehmen Praktika rechtssicher gestalten und gleichzeitig attraktive Lern- und Entwicklungschancen bieten.
